Mit der Schriftform verfolgt der Gesetzgeber mehrere Zwecke:
- Warnfunktion: Schutz vor einer vorschnellen Kündigung.
- Klarstellungsfunktion: Es soll klargestellt werden, ob, wann und von wem gekündigt wurde.
- Beweisfunktion: Inhalt und Zeitpunkt der Kündigung sollen beweisbar sein.
Diese Funktionen verdeutlichen, warum das Gesetz an die Kündigung strenge formale Anforderungen stellt.
1. Kündigung ohne Unterschrift – ist sie überhaupt wirksam?
Die Unterschrift muss nicht lesbar sein. Es ist nicht erforderlich, dass der Name vollständig oder eindeutig ausgeschrieben wird.
Ausreichend ist vielmehr ein Schriftzug, der die Absicht einer eigenhändigen Unterschrift erkennen lässt und individuelle, charakteristische Merkmale aufweist, die eine Zuordnung zum Unterzeichner ermöglichen.
Entscheidend ist damit nicht die Lesbarkeit, sondern der sogenannte Unterschriftswille sowie die Identifizierbarkeit des Ausstellers im Gesamtzusammenhang der Urkunde.
Ein maschinell wirkender oder lediglich aus einfachen Zeichen bestehender Schriftzug („Kürzel“) genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht.
Es muss daher nicht sofort aus der Unterschrift selbst erkennbar sein, wer unterschrieben hat. Ausreichend ist, wenn die Person des Ausstellers im Zweifel anhand der Gesamtumstände eindeutig feststellbar ist.
Fehlt es an einer eigenhändigen Unterschrift ist die Kündigung in der Regel unwirksam.
2. Ist ein Kürzel ausreichend?
Ein bloßes Kürzel (Paraphe) genügt den Anforderungen an die Schriftform einer Kündigung grundsätzlich nicht. Nach § 623 BGB i. V. m. § 126 Abs. 1 BGB ist eine eigenhändige Namensunterschrift erforderlich.
Für die Abgrenzung zwischen einer wirksamen Unterschrift und einem bloßen Kürzel ist die äußere Erscheinung des Schriftzuges maßgeblich. Entscheidend ist, ob der Schriftzug einen ausreichenden Grad an Individualität aufweist und als eigenhändige Unterschrift mit Unterschriftswillen erscheint.
Für ein bloßes Kürzel sprechen insbesondere folgende Umstände:
- Verwendung von ein bis zwei Buchstaben oder Initialen.
- Verwendung von Punkten im Schriftzug.
- Geringe räumliche Ausdehnung des Schriftzuges.
- Fehlen von Kleinbuchstaben.
Maßgeblich ist stets, ob aus dem Schriftzug der Wille erkennbar wird, eine vollständige Namensunterschrift zu leisten. Entscheidend ist nicht die Lesbarkeit des Namens, sondern der erkennbare Unterschriftswille.
Fehlt es daran und liegt lediglich ein Kürzel oder eine Paraphe vor, ist die Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB nicht gewahrt. Die Kündigung ist in diesem Fall formunwirksam.
3. Eingescannte Unterschrift / maschinelle Unterschrift
Eine eingescannte oder digital eingefügte Unterschrift genügt den Anforderungen der Schriftform nicht.
Erforderlich ist eine eigenhändige Namensunterschrift. Diese setzt eine eigenhändige, körperliche Unterzeichnung der Erklärung voraus. Jede bloß technische Reproduktion einer Unterschrift – etwa durch Scan, Kopie oder Stempel – können die eigenhändige Unterschrift nicht ersetzen.
Daher sind insbesondere folgende Formen nicht ausreichend:
- Eingescannte Unterschrift.
- Gedruckte Unterschrift.
- Stempel oder andere Formen der maschinellen Reproduktion.
Wird die Kündigung lediglich in einer solchen Form unterzeichnet, ist die Schriftform nicht gewahrt. Die Kündigung ist in diesem Fall formunwirksam.
4. Qualifizierte elektronische Signatur
Die gesetzlichen Anforderungen an die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses sind streng.
Daher kann die Unterschrift nicht durch eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a BGB ersetzt werden, obwohl dies in anderen Rechtsbereichen häufig zulässig ist.
Das bedeutet Kündigungen die zum Beispiel mit DocuSign, Skribble, Adobe Sign oder ähnlichen Anbietern elektronisch unterzeichnet sind, sind in der Regel formunwirksam.