Inkassoschreiben erhalten – was tun? Anwalt erklärt Rechte & Abwehr

Für viele Betroffene wirkt ein Inkassoschreiben zunächst verunsichernd und erzeugt Druck. Oft entsteht der Eindruck, die Forderung müsse sofort beglichen werden, um zusätzliche Kosten, einen SCHUFA-Eintrag oder gerichtliche Maßnahmen zu vermeiden.

Tatsächlich ist die rechtliche Situation jedoch häufig komplexer und sollte im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Wenn Sie bereits einen konkreten Fall prüfen möchten, finden Sie hier vertiefende Informationen:

• Unberechtigte Inkassoforderung erkennen und abwehren
• Verjährte Forderungen erkennen und abwehren
• Was passiert, wenn man Inkassoforderungen nicht bezahlt
• Gerichtliches Mahnverfahren hat schon begonnen? Hier wird der Ablauf und die Konsequenzen erklärt
• Mahnbescheid oder Vollstreckungsbescheid erhalten? Erfahren Sie hier, wie Sie Widerspruch und Einspruch einlegen

Inkassoschreiben erhalten? Das sollten Sie jetzt tun

Wenn Sie ein Inkassoschreiben erhalten haben, sollten Sie weder in Panik geraten noch vorschnell zahlen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, empfiehlt es sich, die Forderung sorgfältig zu prüfen und die wichtigsten Unterlagen zusammenzustellen.

Die wichtigsten Sofortmaßnahmen im Überblick:

Ruhe bewahren

Ein Inkassoschreiben bedeutet nicht automatisch, dass die Forderung berechtigt ist oder unmittelbar Zwangsmaßnahmen drohen. Inkassounternehmen sind private Dienstleister und verfügen nicht über die Befugnisse eines Gerichts oder Gerichtsvollziehers.

Fristen notieren

Prüfen Sie, welche Fristen im Schreiben genannt werden, und behalten Sie diese im Blick. Ignorieren sollten Sie das Schreiben nicht.

Forderung prüfen

Kontrollieren Sie, worauf die Forderung gestützt wird. Ist Ihnen der Gläubiger bekannt? Haben Sie tatsächlich einen Vertrag geschlossen oder eine Rechnung offen?

Keine vorschnelle Zahlung leisten

Eine Zahlung kann als Anerkennung der Forderung gewertet werden. Zahlen Sie daher nicht allein aufgrund des Drucks eines Inkassoschreibens, sondern erst nach einer sorgfältigen Prüfung.

Unterlagen zusammentragen

Suchen Sie relevante Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Kontoauszüge und sonstige Korrespondenz heraus. Diese Unterlagen sind häufig entscheidend für die rechtliche Bewertung.

Bei Zweifeln schriftlich nachfragen oder widersprechen

Ist die Forderung unklar oder bestehen Zweifel an ihrer Berechtigung, können Sie weitere Informationen verlangen oder der Forderung widersprechen. Inkassounternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen zur Forderung bereitzustellen.

Wichtig: Ob eine Inkassoforderung bezahlt werden sollte, hängt immer vom konkreten Einzelfall ab. Prüfen Sie daher zunächst, ob die Forderung überhaupt besteht, ob sie durchsetzbar ist und ob die geltend gemachten Kosten in dieser Höhe verlangt werden dürfen.

Inhaltsverzeichnis

1. Inkassoschreiben erhalten – was bedeutet das?
2. Inkassoschreiben verstehen
3. Inkassoschreiben erhalten – wie richtig reagieren?
4. Inkasso ignorieren oder bezahlen? So prüfen Sie das Schreiben
5. Inkassoverfahren Ablauf: Von der Mahnung bis zur Zwangsvollstreckung
6. Inkassoforderung widersprechen und abwehren oder zahlen?
7. Fazit

1. Inkassoschreiben erhalten – was bedeutet das?

Ein Inkassoschreiben ist eine Zahlungsaufforderung von einem auf die Beitreibung von offenen Forderungen spezialisierten Unternehmens.

Es ist wichtig, dass sich Betroffene vergegenwärtigen, dass ein Inkassounternehmen ein privates Unternehmen ist, wie jedes andere auch. Inkassounternehmen haben keine besonderen Befugnisse. Diese sind staatlichen Stellen wie Gerichten und Gerichtsvollziehern vorbehalten.

Das Inkassoschreiben signalisiert also lediglich, dass der ursprüngliche Forderungsinhaber ein anderes Unternehmen – das Inkassounternehmen – damit beauftragt hat eine offene Forderung gegen Sie durchzusetzen.

Dabei ist zu beachten, dass Inkassounternehmen die geltend gemachte Forderung in der Regel nicht umfassend auf Bestand und Durchsetzbarkeit geprüft haben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie die Behauptungen des Inkassounternehmens kritisch überprüfen sollten.

a) Was ist Inkasso?

Inkasso bezeichnet die Einziehung offener Forderungen durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, das im Auftrag eines Gläubigers tätig wird. Ziel ist es, ausstehende Zahlungen außergerichtlich beizutreiben, bevor ein gerichtliches Verfahren eingeleitet wird.

b) Einziehungsmandat

Beim sogenannten Einziehungsmandat bleibt der ursprüngliche Gläubiger Eigentümer der Forderung. Das Inkassounternehmen wird lediglich beauftragt, die Forderung im Namen des Gläubigers einzuziehen.

Das bedeutet:

• Die Forderung bleibt rechtlich beim Gläubiger.
• Das Inkassounternehmen handelt als Vertreter.

Diese Form ist in der Praxis eine sehr verbreitete Grundlage für Inkassotätigkeit.

c) Abtretung

Bei einer Abtretung wird die Forderung vollständig auf das Inkassounternehmen übertragen. Der neue Inhaber der Forderung tritt an die Stelle des ursprünglichen Gläubigers.

Das bedeutet:

• Der ursprüngliche Gläubiger verliert seine Forderungsrechte.
• Das Inkassounternehmen wird selbst zum Forderungsinhaber.
• Der Schuldner schuldet die Zahlung direkt an den neuen Gläubiger.

Abtretungen kommen häufig im Rahmen von Forderungskäufen oder sogenannten Factoring-Modellen vor. Teilweise lassen sich Inkassounternehmen aber auch treuhänderisch zu Einziehung abtreten.

d) Warum wird ein Inkassounternehmen beauftragt?

Viele Unternehmen wollen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und nicht Personal mit der Durchsetzung offener Forderungen beschäftigen. Daher entscheiden sie sich teilweise dafür diese Tätigkeit an spezialisierte Inkassounternehmen auszulagern.

Inkassodienstleister übernehmen in diesem Rahmen die Kommunikation mit Schuldnern, machen Zahlungsansprüche geltend und wirken auf eine außergerichtliche Lösung hin.

2. Inkassoschreiben verstehen

Um ein Inkassoverfahren richtig einordnen zu können, ist es wichtig, die zentralen Begriffe zu verstehen. Diese tauchen in nahezu jedem Inkassoschreiben auf und bestimmen, welche Rechte und Pflichten die Beteiligten haben.

a) Gläubiger

Der Gläubiger ist die Person oder das Unternehmen, dem eine Forderung zusteht. Er hat einen Anspruch auf Zahlung einer offenen Rechnung oder sonstigen Leistung.

Im Inkassoverfahren ist der Gläubiger in der Regel der ursprüngliche Vertragspartner, beispielsweise ein Online-Shop, Dienstleister oder Energieversorger der auf die Zahlung für seine Ware oder Dienstleistung wartet. Er kann die Forderung selbst geltend machen oder ein Inkassounternehmen damit beauftragen.

b) Schuldner

Der Schuldner ist die Person, die zur Zahlung verpflichtet sein soll. Er hat aus Sicht des Gläubigers eine offene Forderung nicht beglichen.

Im Inkassokontext ist der Schuldner der Empfänger des Inkassoschreibens. Ob die Forderung tatsächlich besteht, ist dabei nicht automatisch geklärt, sondern muss im Einzelfall geprüft werden.

c) Forderung

Die Forderung ist der rechtliche Anspruch auf eine Zahlung. Sie entsteht in der Regel aus einem Vertrag, beispielsweise durch den Kauf einer Ware oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung.

Im Inkassoverfahren soll die Forderung beigetrieben werden. Das bedeutet, der Gläubiger möchte, dass der Schuldner bezahlt.

Im Inkassoverfahren setzt sich eine Forderung häufig aus mehreren Teilen zusammen:

Zunächst gibt es immer eine Hauptforderung - dabei handelt es sich um die ursprüngliche Forderung beispielsweise der nicht gezahlte Kaufpreis.

Im Inkassoverfahren werden häufig auch sogenannte Nebenforderungen geltend gemacht. Dabei handelt es sich um Kosten, die durch die Nicht-Zahlung entstanden sind. Häufig werden folgende Nebenforderungen geltend gemacht:

• Inkassogebühren.
• Mahngebühren.
• Kosten für Adressermittlung.
• Zinsen.

c) Inkassoschreiben Inhalt

Das Inkassoschreiben zeigt regelmäßig die Vertretung des Gläubigers an. Benennt die Forderung und fordert Sie zur Zahlung auf.

Für den Fall der Nicht-Zahlung werden weitere Schritte in Aussicht gestellt.

Dies wird von Betroffenen oft als stark belastend empfunden.

So hatte sich beispielsweise die Rechtsprechung mit der Ankündigung von Hausbesuchen durch ein auf Inkasso spezialisiertes Mitarbeiterteam in den Abendstunden zu befassen. Diese Formulierung wurde als mehrdeutig eingestuft, da sie beim Betroffenen den Eindruck erwecken kann, es könne zu unangekündigten und möglicherweise einschüchternden Besuchen kommen. Nach Auffassung des OLG München stellt dies einen unzulässigen Druck auf Verbraucher dar (vgl. OLG München, Urteil vom 09.07.2009 – 29 U 1852/09).

Demgegenüber hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass die Ankündigung eines gerichtlichen Mahnverfahrens sowie anschließender Vollstreckungsmaßnahmen grundsätzlich zulässig ist (vgl. BGH, Urteil vom 22.03.2018 – I ZR 25/17).

Diese Beispiele aus der Rechtsprechung zeigen, dass Inkassounternehmen versuchen, den Druck auf Schuldner zu erhöhen, teilweise werden dabei auch die Grenzen des rechtlich zulässigen überschritten.

3. Inkassoschreiben erhalten – wie richtig reagieren?

Der Erhalt eines Inkassoschreibens verunsichert viele Betroffene. Dennoch ist es wichtig, besonnen zu handeln und keine vorschnellen Entscheidungen zu treffen.

Auch wenn Inkassoschreiben häufig mit Konsequenzen wie negativen SCHUFA-Einträgen oder gerichtlichen Verfahren verbunden sind, sollte eine Forderung niemals ungeprüft bezahlt werden. Nicht selten bestehen rechtliche Einwendungen gegen die Forderung oder entscheidende Nachweise liegen nicht vor.

Eine vorschnelle Zahlung kann dazu führen, dass auch unberechtigte Forderungen erfüllt werden. Eine spätere Rückforderung des gezahlten Betrages ist häufig mit erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Schwierigkeiten verbunden.

In der Praxis besteht zudem häufig das Problem, dass Betroffene dem Inkassoschreiben nicht eindeutig entnehmen können, worauf die geltend gemachte Forderung überhaupt gestützt wird. Ursache hierfür sind oftmals unvollständige Angaben oder eine verkürzte Darstellung des Sachverhalts.

Um Schuldnern eine Überprüfung der Forderung zu ermöglichen, hat der Gesetzgeber umfassende Informationspflichten für Inkassounternehmen geschaffen. Werden Forderungen gegenüber Privatpersonen geltend gemacht, müssen Inkassodienstleister bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Angaben machen (§ 13a RDG).

Bereits das erste Inkassoschreiben muss insbesondere folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift des Auftraggebers.
• Den Forderungsgrund sowie gegebenenfalls das Datum des Vertragsschlusses.
• Eine nachvollziehbare Zinsberechnung.
• Die Höhe, Art und den Entstehungsgrund der geltend gemachten Inkassokosten.
• Einen Hinweis zur Umsatzsteuer, soweit dieser erforderlich ist.
• Die zuständige Aufsichtsbehörde des Inkassounternehmens.

Darüber hinaus haben Betroffene Anspruch auf weitere Informationen. Auf Nachfrage muss das Inkassounternehmen insbesondere mitteilen, gegenüber wem die Forderung ursprünglich entstanden sein soll. Beruht die Forderung auf einem Vertrag, sind auf Nachfrage die wesentlichen Umstände des Vertragsschlusses näher zu erläutern.

Erfüllt ein Inkassoschreiben die gesetzlichen Informationspflichten nicht oder bestehen Unklarheiten, hinsichtlich der Forderung, kann es sinnvoll sein, zunächst schriftliche Rückfragen an das Inkassounternehmen zu richten. Dies verschafft Betroffenen die Möglichkeit, die Forderung sorgfältig zu prüfen, und versetzt das Inkassounternehmen in die Rolle desjenigen der etwas zu liefern hat.

4. Inkasso ignorieren oder zahlen? So prüfen Sie das Schreiben

Sobald das Inkassounternehmen die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verfügung gestellt hat, können Sie die Forderung auf Bestand und Durchsetzbarkeit prüfen.

a) Alte Inkassoforderungen

Zunächst sollte geprüft werden, aus welchem Zeitraum die Forderung stammt. Das Alter der Forderung kann entscheidend sein, insbesondere im Hinblick auf mögliche Verjährung und Verwirkung.

Je älter die Forderung ist, desto sorgfältiger sollte sie rechtlich überprüft werden.

In einem von mir bearbeiteten Fall bestätigte der Anwalt der Gegenseite zunächst, dass die Forderung beglichen wurde, später wurden erneut Teilbeträge geltend gemacht.

Der Schuldner verweigerte die Zahlung, woraufhin der Gläubigeranwalt ein gerichtliches Mahnverfahren einleitete. Gegen den erlassenen Mahnbescheid legte der Schuldner fristgerecht Widerspruch ein, sodass es in das streitige Verfahren überging.

Im anschließenden Verfahren kam das Gericht zu dem Ergebnis, dass aufgrund der vorherigen Zahlungsbestätigung sowie des Zeitablaufs von mehreren Monaten jedenfalls eine Verwirkung eingetreten war. Die Klage wurde daher abgewiesen. Der Schuldner musste keine weitere Zahlung leisten; vielmehr wurde dem Gläubiger die Erstattung der Anwaltskosten des Beklagten auferlegt.

Das Beispiel zeigt deutlich, wie eine geschickte Argumentation mit dem Einwand der Verwirkung dazu beitragen kann unberechtigte Forderungen abzuwehren.

b) Inkassoforderung – Wer ist Forderungsinhaber?

Ebenso wichtig ist die Frage, wer die Forderung geltend macht. Dabei sollte klar erkennbar sein:

• Wer ist der ursprüngliche Gläubiger?
• Wer ist das Inkassounternehmen?
• Hat das Inkassounternehmen eine Vollmacht?
• Wofür soll die Forderung gezahlt werden?

Unklare oder widersprüchliche Angaben sind ein erstes Warnsignal und sollten genauer geprüft werden.

c) Eigene Unterlagen prüfen

Es ist dringend zu empfehlen, alle relevanten Unterlagen sorgfältig zu sichten und zu prüfen. Dazu gehören insbesondere:

• Rechnungen oder Verträge.
• Frühere Mahnungen.
• Zahlungsnachweise (z. B. Überweisungen, Kontoauszüge).
• E-Mails oder sonstige Kommunikation.

Die eigenen Unterlagen sollten mit den Behauptungen des Inkassounternehmens verglichen werden, häufig lassen sich so bereits erste Ansatzpunkte für eine Verteidigung erkennen.

Erfahren Sie wie Sie unberechtigte Forderungen erkennen und abwehren in unserem Beitrag:

Was tun bei unberechtigter Inkassoforderung?

5. Inkassoverfahren Ablauf: Von der Mahnung bis zur Zwangsvollstreckung

Ein Inkassoverfahren folgt in der Praxis meist einem typischen Ablauf, der sich von der ersten Zahlungsaufforderung bis hin zu möglichen gerichtlichen Schritten entwickeln kann. Nicht jeder Fall durchläuft alle Stufen, insbesondere wenn frühzeitig reagiert oder widersprochen wird.

Typischer Ablauf im Überblick:

• Mahnung durch Gläubiger.
• Abgabe an Inkasso und wiederholte Mahnung durch Inkasso.
• Gerichtliches Mahnverfahren.
• Zwangsvollstreckung.

a) Mahnung durch Gläubiger

In vielen Fällen wird die Forderung zunächst direkt vom ursprünglichen Gläubiger gemahnt. Ziel ist es, die offene Zahlung einzufordern und den Schuldner in Verzug zu setzen.

Der Verzug ist unter anderem deshalb wichtig, weil erst dadurch die Erstattung zusätzlicher Kosten, wie etwa Inkassogebühren, verlangt werden kann.

b) Einschaltung eines Inkassounternehmens

Bleibt die Zahlung aus, wird die Forderung häufig an ein Inkassounternehmen übergeben. Dieses nimmt dann den Kontakt zum Schuldner auf und fordert die Zahlung erneut ein.

Dabei kommt es in der Praxis häufig zu wiederholten Mahnungen sowie weiteren Kontaktversuchen, teilweise auch per Telefon oder SMS.

Erfahren Sie mehr, welche Konsequenzen drohen, wenn Sie die Inkassoforderung nicht bezahlen:

Inkassoforderung nicht bezahlt – diese Folgen drohen

c) Gerichtliches Mahnverfahren

Wird weiterhin nicht gezahlt, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Dieses dient dazu, bei unstreitigen Forderungen schnell einen vollstreckbaren Titel zu erlangen, ohne dass zunächst ein langwieriges Klageverfahren geführt werden muss.

Das gerichtliche Mahnverfahren läuft wie folgt ab

• Mahnantrag
• Mahnbescheid
• Vollstreckungsbescheid

Erfahren Sie mehr zum Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens und drohenden Konsequenzen: Gerichtliches Mahnverfahren - Ablauf und Konsequenzen erklärt

Erfahren Sie hier wie Sie sich gegen ein gerichtliches Mahnverfahren wehren können: Widerspruch gegen Mahnbescheid & Einspruch gegen Vollstreckungsbescheid

6. Inkassoforderung widersprechen und abwehren oder zahlen?

Nach Erhalt eines Schreibens vom Inkassounternehmen kommt es entscheidend darauf an, die Forderung richtig einzuordnen und anschließend angemessen zu reagieren. Dabei gibt es im Wesentlichen drei typische Konstellationen.

a) Berechtigte Forderung

Ist die Forderung in voller Höhe berechtigt, sollte sie beglichen werden. Dadurch lassen sich weitere Kosten, wie zusätzliche Inkasso- oder Mahnkosten sowie mögliche gerichtliche Schritte, vermeiden.

b) Unberechtigte Forderung

Ist die Forderung dagegen unberechtigt, sollte sie nicht einfach bezahlt werden. In diesem Fall ist es sinnvoll, der Forderung schriftlich zu widersprechen und die geltend gemachten Ansprüche zurückzuweisen.

Je nach Situation kann es erforderlich sein, weitere Nachweise anzufordern oder die Forderung vollständig abwehren zu lassen.

c) Teilweise berechtigte Forderung

Häufig ist eine Forderung nicht eindeutig richtig oder falsch, sondern nur teilweise berechtigt. In diesem Fall sollte der unstreitige Teil bezahlt werden, während dem darüber hinausgehenden Betrag ausdrücklich widersprochen wird.

So wird vermieden, dass unnötige Kosten entstehen, während gleichzeitig die eigenen Rechte gewahrt bleiben.